Salah satu ASN Kapanewon Kalibawang sedang melakukan kegiatan penataan arsip di ruang Sekretariat Kapanewon Kalibawang pada Jumat, 11/06.

Penataan arsip dilakukan untuk menjaga keutuhan arsip dan dokumen penting, serta mudah dicari saat dibutuhkan. Hal ini juga dilakukan sebagai implementasi Gerakan Dua Jam Menata Arsip Dinamis atau disingkat Gerdu Manis, yang dinisiasi Pemerintah Kabupaten Kulon Progo melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kulon Progo.

Menata arsip dinamis merupakan salah satu upaya menata dan mengelola arsip dinamis serta penyelamatan dan pelestarian arsip dalam kurun waktu tertentu. Setiap individu hendaknya memiliki kesadaran untuk menjaga arsip. Tidak hanya dokumen resmi instansi saja, dokumen perorangan juga perlu diperhatikan kearsipannya.

Semua orang bisa secara mandiri melakukan kegiatan penataan arsip, untuk arsip pribadi dan keluarga. Contoh dokumen perorangan yang perlu dijaga kearsipannya yakni Ijazah, Sertifikat, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, dan lain sebagainya. Secara umum tahapan penataan arsip adalah persiapan dan pelaksanaan. Untuk arsip dan dokumen pribadi, dapat dilakukan langkah berikut sebagai referensi:

1. Persiapan

• Menyiapkan arsip dan dokumen yang akan ditata
• Menyiapkan sarana dan prasaranan antara lain kertas, alat tulis, tempat arsip, dan lain-lain sesuai kebutuhan

2. Pelaksanaan

• Pilah dokumen sesuai dengan kelompok, baik dokumen pribadi ataupun keluarga
• Pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, yakni penting atau tidaknya dokumen, asli atau fotokopi. Tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar setiap dokumen memiliki sekat. Tujuannya agar dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket.
• Semua dokumen penting di back up untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan seperti rusak atau hilang. Back up dapat menggunakan fotokopi maupun dalam bentuk digital seperti scan/foto. Back up bentuk digital dapat disimpan di flashdisk, CD, kartu memori, atau hardisk eksternal.
• Tempatkan dokumen penting di tempat yang tinggi dan mudah dijangkau, jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat arus listrik. Simpan back up di tempat (almari) yang berbeda. Fungsinya sebagai back up, dan sering kita ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.

Jika penataan arsip dan dokumen sudah dilakukan, hal penting lainnya adalah melakukan pengecekan secara berkala. Seperti membuka dokumen untuk menghilangkan debu guna menghindari kerusakan, mengecek apakah ada jamur atau serangga yang merusak dokumen. Informasi tentang kegiatan penataan arsip, kita dapat menghubungi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah.